Jak se stát mistrem e-mailové komunikace?

Jako monitor posíláte denně centru spoustu e-mailů, kde studijní tým informujete o průběhu studie, ale spíše po nich něco požadujete. Jsou to akce typu – obratem odpovězte na tuto kvéru, doplňte tyto stránky, urychleně pošlete požadované dokumenty, kdy zařadíte dalšího pacienta, a podobně. A nejste jediní. E-maily se stejnými požadavky dostávají neustále i od monitorů z jiných CRO. Jak se tedy odlišit a nezapadnout v přeplněném inboxu?

Změňte těchto 5 věcí a studijní tým se bude na vaše e-maily těšit:

1️⃣ Slovo urgentní nepoužívejte.

Jeho nadužíváním adresát otupí a ztratí tak svou naléhavost. Vyhraďte si je pouze pro případy, kdy jde např. o bezpečnost pacienta.
Dále nepoužívejte vykřičníky!, červenou barvu, KAPITÁLKY a podtrhování slov. Tím si sympatie opravdu nezískáte. Chcete-li nějakou informaci zdůraznit, vyznačte ji raději tučně, ale nepřehánějte to.

2️⃣ Dejte si záležet na předmětu e-mailu.

Zvýšíte si tak šanci, že v zaplaveném inboxu vynikne. Určitě by měl obsahovat číslo studie, sponsora, možná IP, to vše dle interních pravidel. Dále akci, které se zpráva týká.

3️⃣ Pište krátce a výstižně.

Text strukturujte, nepište dlouhé, nepřehledné odstavce, spíše používejte odrážky. Informace podávejte návodně, krok po kroku, ať nad tím příjemce nemusí dlouze přemýšlet a nedojde k nedorozumění. Požádejte o splnění k určitému datu.

4️⃣ Nepište a neodpovídejte na e-maily v afektu, podráždění a naštvaní.

Dejte si vždy pár minut na hluboký nádech a výdech. Zklidní vás to a pomůže znovu racionálně uvažovat. V opačném případě si můžete nenávratně poškodit vztahy s centrem.

5️⃣ Celkově zjemněte tón, kterým s centrem komunikujete.

Neklaďte jen požadavky.
Vyjádřete pochopení pro jejich nabitý program.
Pochvalte je, vždy se najde nějaká drobnost.

Oceňte třeba bezchybně provedený screening, zařazení dalšího pacienta, nebo dosažení jakéhokoli studijního milníku. Těmito kroky se vyvarujete toho, aby studijnímu týmu naskočily osypky při spatření vašeho jména v doručené poště. Vaše komunikace bude mít jinou energii a dočkáte se dřívějšího splnění požadované akce, než kdybyste posílali jen požadavky a vykřičníky.

Studijní tým je pod extrémním tlakem. Pokud pro to máte pochopení a umíte upřímně ocenit jejich práci, budou mít vaše zprávy před ostatními vždy prioritu.