7 tipů jak používat e-mail efektivně

Nedávno jsem na retro výstavě v Muzeu Blatná viděla starý psací stůl, na kterém byl ještě starší psací stroj, pár papírů, pero, razítka a telefon s otočný ciferníkem. Není to tak dávno, kdy to bylo běžné kancelářské vybavení.

Nyní většinu korespondence řešíme e-mailem. Zvládnutí e-mailové komunikace elegantně a efektivně je základ.

Zjistila jsem, že největší rezervy v elektronické komunikaci se najdou v těchto bodech:

Předmět

Za mě nejdůležitější část e-mailu. Pochopí příjemce z předmětu hned, o co ve sdělení jde? Je předmět dostatečně úderný? Nemám slovo URGENT v každém druhé e-mailu, že už to ani zamýšlený efekt nemá?

Adresát

Funkce našeptávače adres je úžasná až do chvíle, než odešlu confidential informace nesprávnému příjemci. Vřele tedy doporučuji si všechny příjemce před odesláním ještě jednou zkontrolovat.

Přílohy

Na toto téma bylo už tolik vtipů, že bych to shrnula do prostého – je tam? Opravdu je tam?

Oslovení

To, že oslovujeme nejvyšším dosaženým titulem nebo funkcí, je jasné.

Co je ale trapas, když někdo

zkomolí jméno

použije jiné jméno z předchozího e-mailu, protože copy/paste

nepoužije 5. pád (Vážený pane Novák, místo pane Nováku)

Odpovědi

Co vždy velmi zvažuji je, zda budu skutečně ODPOVÍDAT VŠEM u hromadné korespondence. Mě samotnou tohle velmi prudí. Musím takový e-mail pročíst a hledat, zda je tam pro mě nějaký úkol nebo relevantní informace. Pokud ne, naštve mě to, protože je to zbytečná ztráta času.

Je dobré pečlivě zvážit, koho dávám do kopie a zda je nezbytné zahrnout nadřízeného. Pokud už ale více lidem píšu, použiju @jméno a stručně popíšu dané osobě, co od ní potřebuju.

V době #gdpr mě také vždy uvede v úžas hromadný e-mail s viditelnými adresami všech příjemců. Pokud už hromadný e-mail, tak jedině s vytvořenou skupinou, kde adresy vidět nejsou.

Odpovídat se snažím co nejdříve, ideálně ten samý den. Považuji to za slušnost vůči pisateli. Pokud mám jednání nebo jsem na cestách, vždy ve volné chvíli napíšu alespoň krátkou zprávu ve smyslu “Omlouvám se, teď nemůžu, ozvu se Vám později”.

Pokud dostanu e-mail, který mě nadzvedne a rozčílí, naučila jsem se neodpovídat hned. Dám si vždy čas na vychladnutí, zmapování situace a nalezení konstruktivního řešení. Ne, není to vždy jednoduché. Ale vyplatí se to!

Prázdný inbox = utopie?

Plný inbox nesnáším. Pokud v něm mám e-mailů víc, nikdy nevím, který jsem už četla, co vyřešila a na co odpověděla. Snažím se proto vyřešené e-maily ihned přesouvat do složek v archivu.

Složky člením podle buď podle sponsora nebo produktu, čísla studie a roku. V inboxu nechávám jen ty zprávy, ke kterým se musím vrátit a řešit je.

Co je psáno, to je dáno!

Toto známé heslo je obzvláště důležité v #klinickahodnoceni. Mít důkaz o tom, že jste informovali např. o issues, oceníte nejen v případě auditu. Proto si všechnu korespondenci archivujte!

Příjemné e-mailování! 

#cra #klubmonitorek #email